Inhoudsopgave

Introductie privacyverklaring IQue

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

2. Gegevensverwerking onder de 16 jaar.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken.

4. Geautomatiseerde besluitvorming.

5. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.

   1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

   2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

   3. Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)

   4. Recht op vergetelheid (artikel 17 AVG)

   5. Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

   6. Recht op bezwaar tegen gegevensverwerking (artikel 21 AVG).

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen.

10. Verplichtingen.

11. Google API Services User Data Policy

Introductie privacyverklaring IQue

IQue neemt je privacy zeer serieus en verwerkt je persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg. We hebben gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring, zodat je een zo goed mogelijk beeld krijgt van de verschillende situaties waarin wij je persoonsgegevens verwerken. Er zijn vaak situaties waarin IQue je persoonsgegevens moet verzamelen en verwerken, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een account. Wij vinden het belangrijk dat je weet wat er met je persoonsgegevens gebeurt en hoe je je rechten met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt bij IQue. We geven duidelijk aan hoe we je gegevens bewaren, hoe lang ze worden bewaard en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we duidelijk inzicht in hoe je je rechten met betrekking tot de gegevensverwerking kunt uitoefenen.

IQue gebruikt en verwerkt persoonsgegevens op een veilige manier. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de toepasselijke AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG-wetgeving). Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 van toepassing in Nederland.

Heb je twijfels of vragen over de verwerking van gegevens door IQue? Neem dan gerust contact met ons op via de onderstaande gegevens.

hello@ique.live

Mozartlaan 27F 1217CM Hilversum

KvK-nummer: 89499603

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

Om onze klanten zo goed mogelijk te kunnen helpen en onze diensten correct te kunnen leveren, is het noodzakelijk dat IQue bepaalde persoonsgegevens opvraagt. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (doorgaans) opvragen en verwerken zijn:

· Voor- en achternaam;

· Telefoonnummer;

· Adres;

· Planningsgegevens;

· E-mailadres.

Naast persoonsgegevens vragen en verwerken we ook aanvullende gegevens, zoals:

· Voedingsvoorkeur;

· Kledingmaten;

· Allergieën.

Wij verzamelen deze aanvullende gegevens in verband met de diensten die IQue levert: bedrijven kunnen werkkleding en maaltijden afstemmen op de behoeften/voorkeuren van de persoon wanneer deze aanvullende informatie wordt verstrekt.

2. Gegevensverwerking onder de 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over gebruikers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of wettelijke voogd. We kunnen echter niet met zekerheid vaststellen of de gegevens van een gebruiker jonger dan 16 met (wettelijke) toestemming van de ouders worden verwerkt, ook al doen we er alles aan om dit te voorkomen. We raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder deze toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op, dan proberen we dit direct recht te zetten.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Om je persoonsgegevens te beschermen, verwerken we persoonsgegevens alleen voor een specifiek doel en met een wettelijke grondslag in overeenstemming met de AVG. Hieronder geven we precies aan op basis van welke wettelijke grondslag we je gegevens verwerken en waarom we deze gegevens moeten verwerken. IQue verwerkt je persoonsgegevens om de volgende redenen:

1. Contact

   Heb je een e-mail gestuurd naar ons e-mailadres? Of heb je gegevens achtergelaten via social media, WhatsApp of telefonisch? Dan bewaren we deze gegevens, zodat we verder contact met je kunnen opnemen.

   De grondslag voor verwerking in het kader van dit doel is: ons gerechtvaardigd belang (we moeten met je kunnen communiceren om actie te kunnen ondernemen of vragen of klachten op te volgen).

2. Account aanmaken

   Voor het aanmaken van een account op onze IQue-dienst en/of het platform hebben we bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens kunnen we het account niet goed aanmaken. We verwerken daarom persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens, adres en (eventueel) planningsgegevens.

   De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: uitvoering van de overeenkomst (nakoming van de overeenkomst zoals gesloten met onze klant), wettelijke verplichtingen (het uitvoeren van onze diensten volgens de normen van de toepasselijke wet- en regelgeving) en ons gerechtvaardigd belang (de overeenkomst met onze klanten goed kunnen uitvoeren en onze diensten goed kunnen leveren aan de gebruiker van het account).

3. Uitvoeren van onze dienstverlening

   Wanneer we overgaan tot het uitvoeren van onze dienstverlening, hebben we bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens kunnen we onze diensten niet goed uitvoeren. Bijvoorbeeld e-mailadres, naam, planning en telefoonnummer.

   De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: uitvoering van de overeenkomst (nakoming van de overeenkomst zoals gesloten met onze klant), wettelijke verplichtingen (het uitvoeren van onze diensten volgens de normen van de toepasselijke wet- en regelgeving) en een gerechtvaardigd belang (de overeenkomst met onze klanten goed kunnen uitvoeren en onze diensten goed kunnen leveren).

4. Boekhouding

   Het is mogelijk dat we bepaalde persoonsgegevens over gedane transacties opslaan of verwerken, bijvoorbeeld wanneer IQue bankgegevens van je ontvangt. IQue probeert de gegevens die voor dit verwerkingsdoel worden verwerkt tot een minimum te beperken.

   De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: Uitvoering van de overeenkomst (als de overeenkomst met de klant is gesloten); wettelijke verplichtingen (waaronder onze administratie- en bewaarplicht, fiscale verplichtingen en de verplichting om jaarrekeningen en jaarverslagen op te stellen); ons gerechtvaardigd belang (onze reguliere activiteiten en diensten correct en effectief kunnen uitvoeren; onze diensten kunnen leveren en verbeteren, bijvoorbeeld om onze belangen te beschermen bij een geschil of gerechtelijke procedure en om fraude of ander onrechtmatig gedrag te voorkomen).

5. Relatiebeheer

   Het is belangrijk voor ons om je feedback, klachten en wensen op te slaan en te verwerken. Als we nog verder contact moeten opnemen (bijvoorbeeld over de opvolging van een klacht), moeten we dat kunnen doen. Hiervoor bewaren we gegevens zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres, afspraken en, indien mogelijk, gegevens in het kader van een klanttevredenheidsonderzoek.

   De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: uitvoering van de overeenkomst (als het om een zakelijke klant gaat) en ons gerechtvaardigd belang (de klantrelatie kunnen aangaan en onderhouden en de bijbehorende administratie, correspondentie en relatiebeheeractiviteiten kunnen uitvoeren).

4. Geautomatiseerde besluitvorming

IQue neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Geautomatiseerde verwerkingen zijn besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van IQue) tussen zit. Alle belangrijke beslissingen over de verwerking van persoonsgegevens worden genomen door een medewerker van IQue.

5. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is om de doelen in deze privacyverklaring te bereiken, tenzij we de gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten bewaren. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG moeten we dan de bewaartermijn van de persoonsgegevens vermelden.

Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat alle gegevens worden bewaard gedurende de periode waarin de diensten van IQue worden uitgevoerd, of de periode waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat er diensten worden uitgevoerd. Elk laatste contactmoment tussen jou en IQue geldt als een nieuw begin van de bewaartermijn.

Let op! Het is mogelijk dat gegevens die voor het ene doel zijn verstrekt en verwerkt, overgaan naar een ander doel. Daardoor begint er een nieuwe bewaartermijn. Bijvoorbeeld wanneer gegevens via een contactformulier worden verstrekt en uiteindelijk overgaan naar een dienst. Als dezelfde gegevens worden gebruikt, wordt de bewaartermijn van deze gegevens verlengd tot die van het volgende doel.

1. Contact

   Gegevens die nodig zijn om contact met je op te nemen, worden 2 jaar bewaard. Deze termijn gaat in vanaf het moment van het laatste contact.

2. Account aanmaken

   Gegevens die worden verstrekt voor het aanmaken van een account worden niet door IQue bewaard. Als de gebruiker aangeeft het account te willen verwijderen, bewaart IQue de persoonsgegevens voor dit verwerkingsdoel niet langer.

3. Uitvoeren van onze dienstverlening

   Gegevens die worden verstrekt voor het uitvoeren van onze diensten, worden maximaal 2 jaar bewaard na afronding van de dienst en het versturen of ontvangen van de (laatste) betaling. Deze termijn gaat in vanaf het moment dat de dienst volledig is uitgevoerd, de laatste dienst heeft plaatsgevonden of de gebruiker heeft aangegeven geen gebruik meer te maken van de dienst van IQue.

4. Boekhouding

   Wettelijk zijn we verplicht facturen (en andere administratie) te bewaren. De Belastingdienst moet IQue immers kunnen controleren. Volgens de eisen van de Belastingdienst moeten we onze facturen minimaal 7 jaar bewaren. We voldoen in alle gevallen aan deze eisen. Na afloop van deze termijn bewaren we je persoonsgegevens nog maximaal 2 jaar.

5. Relatiebeheer

   Gegevens in het kader van relatiebeheer worden in elk geval bewaard zolang we met je samenwerken. Na afronding van de werkzaamheden worden de gegevens maximaal 2 jaar bewaard, tenzij wettelijke verplichtingen of juridische procedures een langere termijn vereisen.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

IQue verkoopt je gegevens nooit aan derden en verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. IQue blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen en doet dit naar beste vermogen. IQue houdt altijd rekening met je rechten en wensen met betrekking tot de verwerking van je gegevens. De derden met wie we je persoonsgegevens delen zijn:

– De Belastingdienst

IQue is wettelijk verplicht bepaalde gegevens te delen met de Belastingdienst.

– Mollie

Mollie is een betaalsysteem dat alle betalingen voor IQue afhandelt. Wij slaan geen persoonsgegevens op die Mollie door de transactie ontvangt en krijgen deze ook niet in handen; alle persoonsgegevens die met transacties te maken hebben, worden door Mollie verwerkt. Meer informatie vind je in de privacyverklaring van Mollie.

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

IQue gebruikt noodzakelijke, analytische en marketingcookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die we gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor je gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen we hiermee onze website optimaliseren. Meer specifieke informatie over de cookies die IQue op je apparaten plaatst, vind je in onze cookieverklaring.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle eerder opgeslagen informatie verwijderen via de instellingen van je browser. De precieze stappen om cookies te verwijderen verschillen per browser. Door op de site een video te bekijken, kunnen cookies van derden worden geplaatst.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Hieronder geven we je een overzicht van de rechten die je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens en ons gebruik daarvan. Hoewel we persoonsgegevens op minimale wijze verzamelen en verwerken, vinden we het belangrijk je te wijzen op de rechten die je op grond van de AVG hebt.

1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

   Je hebt op elk moment het recht om je gegevens die door ons zijn vastgelegd en bewaard op te vragen. Dit kan per e-mail of telefonisch. Je ontvangt dan een duidelijk overzicht van je gegevens die IQue verwerkt.

2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

   Zijn je gegevens (die wij hebben verwerkt) niet meer juist of zijn ze gewijzigd? Dan heb je het recht deze te laten corrigeren.

3. Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)

   Op grond van de AVG heb je het recht om, als dat redelijk en mogelijk is, te verzoeken dat we gegevens overdragen aan een andere partij.

4. Recht op vergetelheid (artikel 17 AVG)

   In bepaalde gevallen heb je het recht om IQue te vragen je gegevens te vernietigen. Dit kun je doen door een beroep te doen op ‘het recht om vergeten te worden’. In de volgende situaties moet IQue je persoonsgegevens vernietigen:

   – IQue heeft je gegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld.

   – Je hebt IQue uitdrukkelijk toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken, maar trekt deze nu in. Dit kan bijvoorbeeld via de ‘afmeldknop’ bij nieuwsbrieven.

   – Je maakt bezwaar tegen de gegevensverwerking. Je hebt een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. Wegen jouw belangen zwaarder dan de belangen van IQue bij de verwerking van je gegevens? Dan heb je een relatief recht van bezwaar. Dit betekent dat verwijdering niet direct hoeft plaats te vinden, maar pas wanneer is vastgesteld dat jouw belang zwaarder weegt dan het doel van de gegevensverwerking.

   – Als IQue je gegevens onrechtmatig verwerkt, kun je vragen om de gegevens te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van je persoonsgegevens.

   – Als IQue een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is IQue verplicht je gegevens te verwijderen.

   – Als je als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en IQue je gegevens heeft verzameld, kun je IQue vragen de gegevens direct te verwijderen.

   Op het recht om vergeten te worden gelden onder de AVG uitzonderingen. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

5. Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

   Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je het gevoel hebt dat IQue niet correct met je persoonsgegevens is omgegaan. Dit kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt deze klacht dan verder.

6. Recht op bezwaar tegen gegevensverwerking (artikel 21 AVG)

   Je hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

   Wil je gebruikmaken van de bovengenoemde rechten?

   In de meeste gevallen is een e-mail aan onze functionaris voor gegevensbescherming voldoende om je rechten uit te oefenen. Twijfelen we of je bent wie je zegt dat je bent? Dan kunnen we je vragen een kopie van je identiteitsbewijs te verstrekken, zoals voorgeschreven door de Nederlandse overheid. In de meeste gevallen volstaat echter een minder ingrijpende methode van identiteitsverificatie.

   IQue wijst je er ook op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

IQue neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op met onze klantenservice of via info@ique.live

Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor de bevoegde medewerkers van IQue. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord op een beveiligde computer die ook met een wachtwoord is beveiligd. Alle belangrijke persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk op één specifieke computer van IQue. Bij een poging om de persoonsgegevens te openen, krijgen alle medewerkers die bij de gegevensverwerking betrokken zijn een melding van de toegang tot de computer.

Alle apparaten die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscanner en/of gezichtsherkenning. Dit betreft de benodigde apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons. Waar mogelijk gebruiken we tweestapsverificatie (of reCAPTCHA).

Je bezoek aan de website van IQue is ook beveiligd met ”https”. Dit betekent dat je verbinding met de website privé is. Zo zorgen we ervoor dat je persoonsgegevens tijdens het websitebezoek veilig blijven.

Voor de volledigheid meer informatie over de online beveiliging die IQue gebruikt:

o Het versturen van je gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit zie je aan ‘https’ en het slotje in de adresbalk.

o Het beveiligen van alle apparaten waarop je gegevens worden verwerkt, met een wachtwoord en/of vingerafdrukscanner en/of gezichtsherkenning.

o Het zwaar beveiligen van de computer waarop de persoonsgegevens zijn opgeslagen en deze alleen toegankelijk maken voor medewerkers die daartoe door IQue zijn gemachtigd, waarbij andere medewerkers die bij de gegevensverwerking betrokken zijn een melding krijgen.

IQue bewaart geen gegevens op fysieke wijze.

10. Verplichtingen

IQue verwerkt je persoonsgegevens, zoals aangegeven, op basis van verschillende wettelijke verwerkingsgrondslagen. IQue zal persoonsgegevens nooit verkopen of (zonder je uitdrukkelijke toestemming) delen met derden die niet in deze privacyverklaring worden genoemd, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is.

De gegevens die verplicht moeten worden verstrekt, zijn de minimaal noodzakelijke gegevens voor het leveren en uitvoeren van onze diensten. Als je ons deze informatie niet verstrekt, kan IQue onze diensten niet (goed) aanbieden.

Als het nodig is om je gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde, wordt eerst uiteraard je toestemming gevraagd door onze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen maken we altijd bekend via de website van IQue.

IQue behoudt zich het recht voor gegevens openbaar te maken wanneer dit wettelijk verplicht is, of wanneer IQue dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces, ook als het gaat om eigendom of de bescherming van IQue. We proberen je recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

11. Google API Services User Data Policy

Het gebruik door iQue van informatie die is ontvangen via Google API’s, en de overdracht daarvan naar andere apps, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Heb je vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens:

info@ique.live

Mozartlaan 27F 1217CM Hilversum

KvK-nummer: 89499603

Versie 2023